セミナー②予約受付から本番までにやること

セミナー②予約受付から本番までにやること

 

前回の記事では、セミナーを開催するため、
予約受付開始前にやらないといけないこと
でした。

今回は、実際に予約がスタートした後の
本番までにやることです。

■予約受付から本番までにやること
１．予約者リストを作成＆随時更新する
２．準備物・やることチェックリスト作成
３．セミナー当日プレゼン資料をつくる
４．配布資料を準備する
５．（有料の場合）入金確認をする
６．予約者に情報提供をする
７．予約確認メール、FAXを配信
８．その他

 

１．予約者リストを作成＆随時更新する
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予め、Excelに受付表フォームを作成
しておいて、予約者情報を入力します。

HP経由でデータベースを持っている方は
自動で作成できます。その場合は、FAX
予約者だけ別途追加していきます。

 

２．準備物・やることチェックリスト作成
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Excelでやること、準備物を羅列する。
横に完了したらチェックする項目を作る。

私は、思いついたことは全てリストに入
れます。物だろうと行為だろうとなんでも。

綺麗に整理する必要はありません。
漏れを防ぐのが目的なので。

また、もう一つ重要なのが期限を書く
ことです。

特に自分一人では完了しないことは、
必ず期限をつけます。

公的機関の会場だと何日前にまでにしか
荷物を受け取ってくれなかったりします。
レイアウトの指示も同様です。

 

３．セミナー当日プレゼン資料をつくる
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予約時・事前アンケート結果を考慮しながら
当日のプレゼン資料を作成します。

前記事のタイトルや説明文、プログラムを
考える際にある程度アウトラインはできて
いるので、さっと作ります。

プレゼン資料はあまり細かく作りません。
当日に話すことの方を中心に考えます。

また、資料は文字ばかりでなく、図や画像
を必ず入れるようにしています。

そして、完成したら
アニメーションの設定をします。

 

４．配布資料を準備する
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当日のレジュメや会社案内、パンフレット
等を参加人数プラスアルファ準備します。

私がよくやるのは、スクリーンに映す資料
と配布資料をちょっと変えます。

具体的には、配布資料は穴あきにして、
受講生がスクリーンを見て書き足すように
しています。

手も動かしてもらうことによって、覚えて
もらうことと、眠気防止が目的です。

 

５．（有料の場合）入金確認をする
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参加費用が発生する場合は、夕方に毎日
チェックをして、入金後にサンクスメール
を発信いたします。

これが、遅れてしまうと予約者を不安に
してしまいますので、ご注意を。

 

６．予約者に情報提供をする
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長い方で、セミナー当日まで3週間
も期間が空いてしまいます。

この間に、忘却防止と関係性の構築を
目的として、接触（情報提供）します。

私は、前回の記事でも書きましたが、
5通のメールを配信しました。

うち2つは動画付です。
セミナー前にこちらの人柄が伝わります。

本番までに、ある程度の関係性が構築
できますので、お勧めです。

１．自己紹介動画案内メール
２．コラボ講師の紹介動画案内メール
３．事前アンケート（予約時が理想）
４．参加費入金サンクスメール
５．予約最終確認メール

 

７．予約確認メール、FAXを配信
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セミナーの２～３日前に最終の予約確認
メールもしくは、FAXをします。

これをやるのとやらないのとでは、当日
の参加率が違います。

更に丁寧な対応は、確認の電話をします。

 

８．その他
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上記以外にも会場の飾りを準備する。や
受付スタッフの手配をするなどです。

ちなみに、受付・司会は講師じゃない方
がやった方が良いです。

講師がせわしなくしているのは、あまり
良くないです。

と言いつつ、前回のセミナーでは私が
受付と司会をしていました・・。

スタッフ確保が難しい場合は、仕方ない
です・・。

また、余裕があればオープニングムービー
の作成をおすすめします。

ムービーといってもPowerPointの
スライドショーを作成するだけです。

セミナー本編が始まる前の意識付けを
する上では効果的です。

 

以上です。次回は、セミナー当日と
セミナー後にやることです。