セミナー③当日と事後にやること

 

前回の記事では、セミナー予約がスタート
した後から本番までにやらないといけない
ことでした。

今回は、セミナー当日の準備から後片付け
そして、セミナー終了後にやることです。

■セミナー当日
１．会場・受付セッティング
２．音楽を流す
３．受付を実施
４．席誘導
５．参加者とコミュニケーションを取る
６．司会からスタート
７．休憩
８．終了後アンケートを取る
９．後片付け
１０．懇親会

 

１．会場・受付セッティング
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大体開場の1時間ぐらい前に会場入りを
します。

まず初めにやることは、パソコンと
プロジェクター接続と設置です。

今は少ないですが、昔はパソコン
とプロジェクターの相性が悪く投影
できないことがありました。

私がまだ新人時代ですが、この接続が
うまくいかなく、セミナー開始時間に
なってしまった経験があります。

会場外には100名ぐらいの方が
待っていました・・・。

今も若干トラウマになっています・・・。

パソコンとプロジェクターの接続後は、
各種配布資料のセッティング、会場入り口
付近に各種パンフレットなどの閲覧コーナー
の設営をします。

 

２．音楽を流す
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受付開始時間になったら、会場に音楽を
流します。私はスマホで流しています。

開始まで会場がシーンとしていると変に
緊張感が漂いますので、リラックス効果
です。

また、スクリーンに
「開始まで横の方と名刺交換してください」
等のメッセージを投影するといいです。

会場が盛り上がりますので。
もちろん、セミナーの趣旨によりますが。

 

３．受付を実施
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予約者が来たら、名刺を頂戴して、受付表
に参加チェックを付けます。

受付は、予約者にとってのファースト
インプレッションになります。

ここで、受付スタッフが不愛想だったり
手間取ったりすると、その後のセミナー
に影響しますので、ご注意ください。

 

４．席誘導
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会場が広い場合は、入り口付近と会場の
真ん中ぐらいに、席誘導のスタッフを配置
するといいです。

そんなに会場が広くない場合は、

受付スタッフが
「席は自由です。資料の置いてある席に
おかけください」

と一言いうだけで大丈夫です。

 

５．参加者とコミュニケーションを取る
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セミナー開始まで、講師の方は早めに来場し
た方と軽くコミュニケーションを取ります。

初対面の方がほとんどだと思いますので、
関係性構築のためです。

なお、特定の方（知っている人）と
ずっとお話するのは、控えた方がよいです。

人にもよりますが、特定（常連さん）の方
とばかり話していると他の方は、疎外感を
持ってしまいますので。

 

６．司会からスタート
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時間になりましたら、司会より簡単な
ご挨拶とプログラム概要を説明します。

そして、講師を紹介してスタートします。
たまに司会の方が、アイスブレイク
（緊張緩和）を目的に世間話をするのを
お見受けします。

同様に、講師紹介もティーアップ
（講師を持ち上げる）の為に長くなる
ケースもあります。

慣れている方なら、問題ございません。
が、たまに原稿を見ながら、棒読みで
話される方がいます。

・・・やらない方がいいです。

結局、その後講師がフォローすることに
なりますので・・・。

 

７．休憩
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1時間に5～10分ほどの休憩を入れます。

できれば、講師からではなく司会から
アナウンスをしてください。

休憩の間も音楽を流すといいです。

また、この間に質問を受け付けるのも
良いです。

休憩後にその質問と回答を
会場全体にフィードバックすると
シェアされて雰囲気がよくなります。

 

８．終了後アンケートを取る
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セミナー終了後にアンケートを記入して
もらうために、終了10分前には、
セミナー本編を終了するのが理想です。

前回の弊社初回セミナーでは、私が時間
配分を誤ってこの時間が取れませんでした。

・・・かなり、反省しました。

 

９．後片付け
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忘れ物のチェックをしましょう。

以前、実際に起きたことですが、
ある企業の新卒採用セミナーの
運営をしていた時です。

一人の学生のコートがなくなる
ということがありました。

会場の共有ハンガーを使用して
いたため、たぶんですが、別の学生が
誤って着て行ってしまったと思われます。

就職活動用のコートなので、ほとんど
見た目が同じでした・・・。

結果その企業は、コート代を弁償しました。

傘も同様なことが起きますので、会場の
共有ハンガーや傘立てを使用する場合は、

セミナー終了の際に
「お間違えのないように確認してください」

とアナウンス＆ハンガー、傘立ての前に
スタッフが配置するとよいです。

 

１０．懇親会
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セミナー後に懇親会をやるのはいいです。

直接参加者へ感想が聞けますので、次回
の参考になります。

なお、懇親会の出欠と確認は、
セミナー開催前にしっかりとするのを
お勧めします。

前回の弊社懇親会では予定していた人数
の１／４しか参加されませんでしたので・・

 

■セミナー後
１．参加サンクスメール配信
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セミナー後日に、参加者へ参加の御礼
メールを配信致します。

セミナー時に商品・サービスを案内して
いる場合は、必須です。

また、セミナーで伝えきれなかった事や
重要なことをこのメールに記載すると
良いです。

 

２．欠席者への対応
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有料の場合や特典を配っている場合は、
欠席者へのフォローメールをします。

場合によっては、特典を郵送する等を
実施致します。
以上です。

ご参考になれば。