システムや業務フローを変更する際の注意点と得られること

システムや業務フローを変更する際の注意点と得られること

本日は、プロセス改善について
話をしたいとと思います。

また、動画を撮影しましたので、
こちらをご覧ください。

動画が見られない方は下記を
ご覧ください。

――

最近、社労士業界では、
社労夢のシステムが
炎上していて、他の
業務システムに切り替えようか
とかあります。

今年に関していえば、
ビジネスの業務プロセスを
大幅に改善・変更する
会社や事務所が多いのかな
と思っています。

当社も社労士事務所を
大きくするなどで業務
プロセスを見直すことに
しています。

で、この業務プロセスを
見直す上で、気を付けないと
いけないことって、結構
あります。

私も過去に業務プロセス
の見直しで失敗したこと
ありますので本日はそれを
ご紹介します。

よく、業務プロセスを変える
際に、

I T化

することがあります。

今ならDX化かな。

基本これはアナログで
やっていたことを
システム化することです。

正直既にやっている人も
多いと思います。

このパターンでのあるある
ですが、スタッフから
不平不満が必ず出てきます。

特にベテランスタッフから
出てきます。

なので、私もよく気を使って
いました。

前職時代は、結局、ベテランが
使いやすいように、システムと
の間にExcelを使用するとか
やりました。

ま、結論から言えば、例外
一切認めずにシステムに
合わせた方がいいです。

これは確実です。

で、IT化、DX化以外の
業務プロセスを変える
パターンですが、

既存システムを他の
システムに変える

システムを使ってやっていた
こと自体をAIにやってもらう

というケースです。

こちらの方が、みなさんは
多いのかな。

この場合の注意事項は、
基本システムのカスタマイズ
はしないことです。

特にERPのような業務を
一元化するようなシステムは
今の業務フローや内容に合わせて
カスタマイズするのは良くないと
言われています。

なぜなら、システム会社の
システムは色んな会社の効率の
良い方法（ベストプラクティス）を
組み込んで良いシステムを
作っているからです。

なので、自社のオリジナルな
特殊なものを入れちゃうと、
せっかく効率的なシステムが
非効率になってしまうからです。

なので、業務フローを新しい
システムに合わせることが
大事です。

そうすると、考え方自体も
変えないといけない場合も
あります。

これって、一見すると非効率で
手間がかかる感じですよね。

ですが、長い目で見ると、
新しいやり方に合わせて、
今の考え方を捨てることが
大事です。

なぜなら、新しいことに
切り替える際に例外を認めると、
非効率になります。

しかも、色々なシステムに
合わせることでスキルも
上がります。

ある１つのシステムだけで
ずっと業務をやっていて、
極めるのもいいですが、
ある意味リスクでもあります。

いろんな考え方やシステムに
対応できるようになると
リスクヘッジにもなりますし、
業務効率化にもなります。

※もちろん、普段の業務は
　職員さんがやっているなら
　あなたがやる必要はありません。

色んなシステムを経験することで
どんなシステムでも使えるよう
になりますし、色んな考え方（OS）
が身に付きます。

例えば、なんでこの新しい
システムは、A⇒B⇒Eで
画面遷移するの？

あ、そうか既存システムの
CDはこのBを工夫すること
省略できるんだ。

といった業務改善ができたり
します。

実際、前職時代でも業務作業
をやっているスタッフの業務の
流れを見て社内SEが効率化
できる箇所を発見アドバイス
をよくやっていました。

システム開発されている方とか
結構違う視点があるので、
参考になります。

なので、いろんなシステムに
触れてみることで色んな考え方を
知ることができます。

結果、変化対応力が上がります。
 

ご参考になれば、幸いです。