作業ミスを激減させるシンプルなのに盲点だった方法

作業ミスを激減させるシンプルなのに盲点だった方法

今日は
「作業ミスを減ら
す超シンプルな方法」
についてお話し致します。

その前に、ちょっとだけ
恥ずかしい話をさせてください。

前職時代の話です。

“やらかし案件”がよく
発生していました。

お客さんの代わりに
求人の応募者にメールを
配信することになって
いたのですが、

配信対象を勘違いしてしまい、
全く関係のない人に送って
しまっていました。

もちろん即座に謝罪と
フォローを入れて、
大事には至らなかったのですが…

内心、めちゃくちゃ
冷や汗をかきました。

こういうとき、つい
「誰がミスったんだ？」と
他人に原因を求めたくなるのですが・・

今回は、完全に
仕組みのミスでした。

事務担当者は悪くない。

見落としが起きるような、
チェック体制だった
私の責任です。

で、ミスの原因を改めて
洗い出してみると、
ある“共通点”に気づきました。

それは、

「情報が1カ所に
　集約されていなかった」

ことです。

手続きの進捗はExcel、
顧客とのやりとりはメール、
リマインドは口頭で…。

各担当者が個別にやっていて、
全体を俯瞰できていませんでした。

「え、それだけの話？」

と思われるかもしれませんが
実はこの“分散”が最大の盲点
なんです。

情報がバラバラに管理されていると、
全体が見えなくなる。

結果、ミスが起きても気づけないし、
再発防止もしにくい。

だから私がとった対策は、これです。

「全部、1つのシートにまとめよう」

でした。

・タスク名
・期限
・対応者
・進捗状況
・リマインド日

すべてを1枚のGoogle
スプレッドシートにまとめて、
社内全員が見られるようにしました。

さらに、週1回の
“全体レビュー”も開始。

あとは、
「見るべき場所を1つに絞った」
だけです。

でも、これが想像以上に効きました。

・抜け漏れが激減
・確認の手間が激減
・報連相の精度がアップ

「え、こんなことで？」

と正直思いましたが、
やってみると効果が
すぐに出ました。

これって、抽象化すると
こんな教訓になります。

「迷ったら、引き算」です。

あれもこれもやるより、
“見る場所”を1つに絞る。

手間をかけるより、
“仕組み”で防ぐ。

ごちゃついた状態に、
“足し算”で対処しようとすると、
むしろミスが増えます。

でも、情報を削って、
まとめて見やすくするだけで
回るようになる。

まさに、盲点でした。

ミスが多い…報告が漏れる…
そんなお悩みがあれば、

「見る場所を1つに絞る」

を試してみてください。

派手ではないですが、
確実に効果が出ると思います。

ご参考になれば幸いです。